Naujienos

Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus atsakingi darbuotojai 2024 m. gruodžio 11 d. pakvietė dalį Zarasų rajono savivaldybės reguliavimo sričiai priskirtų įstaigų vadovų bei atsakingų specialistų į elektroninių dokumentų valdymo įstaigoje – Elektroninės dokumentų valdymo sistemos @vilys (toliau – EDVS) – taikymo veikloje mokymus.

Prisiminti, pagilinti žinias, susipažinti su taikomomis EDVS galimybėmis dokumentų valdymo srityje atvyko apie 20 darbuotojų ir vadovų iš Zarasų rajono savivaldybės viešosios įstaigos Sveikatos centro, Zarasų rajono savivaldybės viešosios bibliotekos, Zarasų rajono socialinių paslaugų centro, Uždarosios akcinės bendrovės „Zarasų būstas“. Kai kuriems, neseniai pradėjusiems eiti pareigas, tai buvo pirma patirtis.

Dokumentų valdymo skyriaus vedėja Audronė Sažinienė priminė susirinkusiems, kad nenumaldomai artėja laikas, kada įstaigose nebebus rengiama popierinių dokumentų, o visi procesai vyks tik elektroninėse dokumentų valdymo sistemose. Labai svarbu įgyti žinių bei patirties ir tuo užtikrinti vieną iš įstaigos kultūros elementų – dokumentacijos sistemos kultūrą.

Kompiuterių sistemų administratorius Vitalijus Ščerbakovas atkreipė dėmesį, kad EDVS taikymas įstaigos veikloje – tai modernus sprendimas, skirtas efektyviam dokumentų kūrimui, saugojimui ir valdymui. Užtikrinama saugi ir greita prieiga prie visų įstaigos svarbių dokumentų, leidžiama lengvai bendradarbiauti su komanda ir optimizuoti darbo procesus. Sumažėja popierinių dokumentų kiekis, pagerinama duomenų sauga. Piliečiams ir asmenims, juridiniams asmenims paslaugos teikiamos sparčiau ir kokybiškiau.

Mokymų metu Vitalijus Ščerbakovas apžvelgė pagrindines problemas, pasitaikančias įstaigose rengiant dokumentus EDVS priemonėmis, praktiškai demonstravo taikymą, apibūdino pranašumus, rekomendavo rengti kuo daugiau elektroninių dokumentų ir pasiūlė savo pagalbą sprendžiant bet kokią keblią situaciją, susidariusią dirbant EDVS.

Archyvarė Birutė Golubickienė taip pat atkreipė dėmesį į daugelio nereikšmingais laikomus dokumentų tvarkymo, archyvavimo ir perdavimo atitinkamoms atsakingoms įstaigoms toliau saugoti aspektus. Ji paminėjo, kad įstaigų darbo kokybė labai priklauso nuo tinkamai rengiamų dokumentų, jų saugojimo. Pakvietė kreiptis pagalbos kilus neaiškumų, dvejonių ar problemų.

Mokymų metu netrūko klausimų, vyko diskusijos, buvo sprendžiamos įvairios situacijos.

Kitais metais Dokumentų valdymo skyriaus darbuotojai vėl kvies kitų įstaigų vadovus bei specialistus nagrinėti elektroninių dokumentų įstaigose rengimo ypatumus.

Įgytos žinios ir praktinė patirtis naudojant EDVS naudinga ne tik rengiant, saugant, archyvuojant dokumentus, bet ir valdant užduotis, kontroliuojant jų vykdymą, atliekant veiksmus, kurie leidžia kokybiškai ir operatyviai teikti viešąsias ir administracines paslaugas bei mažinti administracinę naštą juridiniams ir fiziniams asmenims, tuo didinant pasitenkinimą teikiamų ir gaunamų paslaugų kokybe.

Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus informacija