Surengti elektroninių dokumentų valdymo mokymai
Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus specialistai vėl sukvietė Zarasų rajono savivaldybės reguliavimo sričiai priskirtų įstaigų vadovus, darbuotojus į elektroninių dokumentų valdymo įstaigoje – Elektroninės dokumentų valdymo sistemos @vilys (toliau – EDVS) – taikymo veikloje mokymus.
Zarasų rajono savivaldybės kultūros centro kolektyvas atnaujino žinias vasario 26 d., o kovo 5 d. Kultūros centro Dusetų dailės galerijos salėje susirinko gausus Zarasų r. Antazavės Juozo Gruodžio pagrindinės mokyklos, Zarasų rajono Antazavės socialinių paslaugų centro „Kartų namai“, Zarasų r. Dusetų Kazimiero Būgos gimnazijos ir šeimininkų, Kultūros centro Dusetų dailės galerijos vadovai bei darbuotojai. Susipažinti su elektroninių dokumentų rengimo ypatumais susirinko 59 klausytojai.
Dokumentų valdymo skyriaus vedėja Audronė Sažinienė pasidžiaugė, kad norinčių susipažinti su taikomomis naujovėmis įstaigose daugėja. Ji atkreipė dėmesį, kad šiuo metu įstaigų veiklos organizavimas sunkiai įsivaizduojamas be naujausių informacinių technologijų, nuotolinio ryšio priemonių, o priimti bei priimami valstybėje teisės aktai rodo, kad nenumaldomai artėja laikas, kada įstaigose nebebus rengiama popierinių dokumentų, o visi procesai vyks tik elektroninėse dokumentų valdymo sistemose. Zarasų rajono savivaldybės administracijoje EDVS taikoma nuo 2010 metų, o pirmasis elektroninis dokumentas buvo sukurtas 2015 m. spalio 14 d., tad patirties darbuotojai įstaigoje tikrai turi ir žiniomis mielai pasidalins. Pradedančiuosius rajono įstaigų darbuotojus naujovės gali ir neraminti, tačiau A. Sažinienė kartu su Dokumentų valdymo skyriaus archyvare Birute Golubickiene ir kompiuterių sistemų administratoriumi Vitalijumi Ščerbakovu pasiūlė visokeriopą pagalbą – skambinti, rašyti elektroninius laiškus, klausti, atvykti – bus būtinai atsakoma, atsiliepiama, paaiškinama.
Kompiuterių sistemų administratorius V. Ščerbakovas atkreipė dėmesį, kad EDVS taikymas įstaigos veikloje – tai modernus sprendimas, skirtas efektyviam dokumentų kūrimui, saugojimui ir valdymui. Užtikrinama saugi ir greita prieiga prie visų įstaigos svarbių dokumentų, leidžiama lengvai bendradarbiauti su komanda ir optimizuoti darbo procesus. Piliečiams ir asmenims, juridiniams asmenims paslaugos teikiamos sparčiau ir kokybiškiau, tuo mažinama popierinių dokumentų parengimo, pateikimo sukeliama administracinė našta.
Mokymų metu V. Ščerbakovas apžvelgė darbą EDVS nuo pat pirmųjų žingsnių, praktiškai demonstravo elektroninio dokumento parengimą, jo kelią įstaigoje, atsakė į pateiktus klausimus.
Archyvarė B. Golubickienė taip pat atkreipė dėmesį į elektroninių dokumentų tvarkymo, archyvavimo ir perdavimo atitinkamoms atsakingoms įstaigoms toliau saugoti aspektus. Ji paminėjo, kad įstaigų darbo kokybė labai priklauso nuo tinkamai rengiamų dokumentų, jų saugojimo
Mokymų metu vyko diskusijos, buvo sprendžiamos įvairios situacijos.
Įgytos žinios, patirtis užtikrina vieną iš įstaigos kultūros elementų – dokumentacijos sistemos ir pačios įstaigos kultūrą, tuo pačiu iš esmės keičia įstaigos veiklą, nes sudaro prielaidas gerinti viešųjų ir administracinių paslaugų kokybę, veiklos skaidrumą, mažinti asmenų ir įstaigoje dirbančių patiriamą administracinę naštą.
Zarasų rajono savivaldybės administracijos Dokumentų valdymo skyriaus inf.
